Рассылки
Содержание:
- Как добавить сценарий рассылки
- Как редактировать сценарий рассылки
- Как удалить сценарий рассылки
- Управление статусом рассылки
- Как настраивать сценарии (примеры)
- WhatsApp, Telegram или Max: какой канал эффективнее доставит сообщения?
Перейдите в раздел «Рассылки» на панели инструментов слева.
Модуль Рассылки предназначен для автоматизированного оповещения пациентов о записях на прием, рекламных акциях и других уведомлениях.
В данном окне доступен следующий функционал:
- Добавить новую рассылку
- Редактировать
- Удалить
- Изменить статус рассылки (активен/неактивен)
Как добавить сценарий рассылки
Чтобы создать новую рассылку, нажмите в правой верхней части окна кнопку Добавить сценарий
В открывшемся окне введите информацию о рассылке:
- Название
- Событие
- Время отправки (доступно для некоторых рассылок)
- Канал
- Порядок отправки
- Текст сообщения
Для создания текста рассылки можно использовать переменные. Переменные автоматически подставляют в сообщение информацию: ФИО пациента, Дата приема, Время приема и др.
Для рассылок о предстоящем приеме доступна функция - автоподтверждение.
Нажмите галочку "Автоподверждение приёма". Укажите текст для подтверждения и текст для отмены приема.
- Если пациент подтвердит прием, то статус приема в расписании автоматически будет отмечен как "Подтвержден" и пациент будет убран из списка на обзвон.
- Если пациент отменит запись, то в списке на обзвон его запись получит комментарий "Пациент запросил отмену или изменение записи. Требуется связаться с пациентом для уточнения".
Нажмите кнопку Сохранить
Если у пациента выбран приоритетный канал связи, то он устанавливается первым в очередь в рассылке. Если сообщение не ушло пациенту, то рассылка продолжается по другим каналам связи.
Как редактировать сценарий рассылки
В случае, если необходимо отредактировать информацию о рассылке, нажмите «Редактировать»
В открывшемся окне можно изменить данные о рассылке. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить
Как удалить сценарий рассылки
Чтобы удалить сценарий рассылки, нажмите «Удалить»
Во всплывающем уведомлении «Вы действительно хотите безвозвратно удалить сценарий рассылки?» подтвердите действие. Сценарий рассылки будет удален.
Управление статусом рассылки
Для активации рассылки выберите необходимый сценарий рассылки и в столбце «Статус» переведите чек-бокс в положение «Вкл» или «Выкл».
Как настраивать сценарии
В МИС существует несколько готовых типов событий, для которых вы можете настроить рассылку для пациентов:
Предстоящий визит
Событие Предстоящий визит - это шаблон рассылки,который позволяет уведомить пациента о предстоящем приеме или получить от него подтверждение, что визит состоится.
- Введите Название рассылки, например "Рассылка за 2 часа до визита".
- Укажите событие "Предстоящий визит"
- Выберите время отправки - за два часа до визита или за сутки до визита.
Внимание! Отправка рассылки осуществляется по часовому поясу клиники.
- Выберите канал связи - Telegram, Max, WhatsApp или СМС (Для работы необходимо подключить Модули Мессенджеры, WhatsApp или СМС-рассылки)
- Введите сообщение, используя переменные.
В МИС доступно 8 переменных для этого события:
- Название клиники
- Имя пациента
- Фамилия пациента
- Отчество пациента
- Дата приема
- Время приема
- Указатель дня
- Фамилия и инициалы доктора
Каждая из переменных автоматически подставит актуальные данные из системы. Это позволяет автоматизировать процесс рассылки.
Введите текст, добавляя переменные кликом мыши.
-
Автоподтверждение - если вы нажмете галочку, то в месссенджеры будет направлено сообщение с вариантами выбора.
Для автоподтверждения необходимо указать текст для варианта подтверждена и не подтверждена.
Пациент сможет в 1 клик отметить придет он или нет. -
Нажмите кнопку Сохранить.
День рождения
Событие День рождения - это шаблон рассылки, который позволяет поздравить пациентов с днем рождения.
- Введите Название рассылки, например "Поздравление с днем рождения".
- Укажите событие "День рождения"
- Выбрать время отправки не получится. Рассылка отправляется ежедневно в 12 часов.
- Выберите канал связи - Telegram, Max, WhatsApp или СМС (Для работы необходимо подключить Модули Мессенджеры, WhatsaApp или СМС-рассылки)
- Введите сообщение, используя переменные.
В МИС доступно 4 переменных для этого события:
- Название клиники
- Имя пациента
- Фамилия пациента
- Отчество пациента
Каждая из переменных автоматически подставит актуальные данные из системы. Это позволяет автоматизировать процесс рассылки.
Введите текст, добавляя переменные кликом мыши.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Прошедший визит
Событие Прошедший визит - это шаблон рассылки, который позволяет уточнить у пациентов их самочувствие после приема или же собрать обратную связь после посещения клиники.
- Введите Название рассылки, например "Сбор обратной связи после приема".
- Укажите событие "Прошедший визит"
- Выберите время отправки - спустя два часа или сутки после визита.
Внимание! Отправка рассылки осуществляется по часовому поясу клиники.
- Выберите канал связи - Telegram, Max, WhatsApp или СМС (Для работы необходимо подключить Модули Мессенджеры, WhatsApp или СМС-рассылки)
- Введите сообщение, используя переменные.
В МИС доступно 7 переменных для этого события:
- Название клиники
- Имя пациента
- Фамилия пациента
- Отчество пациента
- Дата приема
- Время приема
- Фамилия и инициалы доктора
Каждая из переменных автоматически подставит актуальные данные из системы. Это позволяет автоматизировать процесс рассылки.
Введите текст, добавляя переменные кликом мыши.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Создание записи на прием
Событие Создание записи на прием - это шаблон рассылки, который позволяет информировать пациентов о созданной записи на прием.
- Введите Название рассылки, например "Запись на прием".
- Укажите событие "Создание записи на прием"
- Рассылка будет отправлена после создания записи на прием всем пациентам, которые подходят по параметрам
- Выберите канал связи - Telegram, Max, WhatsApp или СМС (Для работы необходимо подключить Модули Мессенджеры, WhatsApp или СМС-рассылки)
- Введите сообщение, используя переменные.
В МИС доступно 7 переменных для этого события:
- Название клиники
- Имя пациента
- Фамилия пациента
- Отчество пациента
- Дата приема
- Время приема
- Фамилия и инициалы доктора
Каждая из переменных автоматически подставит актуальные данные из системы. Это позволяет автоматизировать процесс рассылки.
Введите текст, добавляя переменные кликом мыши.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Свой сценарий
Событие Свой сценарий - это шаблон рассылки, который вы настраиваете вручную.
- Введите Название рассылки, например "Оповещение об акции".
- Укажите событие "Свой сценарий"
- Выберите канал связи и укажите порядок отправки: Telegram, Max, WhatsApp или SMS (Для работы необходимо подключить Мессенджеры или SMS-рассылки)
- Укажите дату и время отправки
Рассылка будет отправлена в указанное время однократно
Если рассылку нужно повторить нажмите чекбокс "Повторять рассылку" и выберите периодичность:
- раз в месяц
- раз в три месяца
- раз в полгода
- Можно настроить отправку конкретным пациентам или же создать сегмент для фильтрации
В сегменте используйте фильтр:
- пол
- дата последнего визита пациента (можно указать конкретную дату или же указать ее с помощью кнопок "Вчера", "Неделя", "Месяц", "3 месяца", "Полгода")
- день рождения (вы можете указать как конкретный день рождения, так и диапазон, например для создания рассылок пациентам, кому от 60 лет)
- услуга
- воронка (информация берется из CRM)
- Врач (если рассылку необходимо сделать по пациента, которые были у конкретного врача)
- уровень скидки (если у вас есть включенная программа лояльности. позволяет собрать всех пациентов с одинаковым уровнем скидки)
- статус записи (позволяет сделать рассылку по всем пользователям, которые имеют у последней записи на прием статус отменил прием или неявка. Может работать в совокупности с датой последнего визита)
- Введите текст сообщения, используя переменные.
Для данного типа рассылки доступны следующие переменные:
- Название клиники
- Фамилия пациента
- Имя пациента
- Отчество пациента
- Нажмите кнопку Сохранить.
WhatsApp, Telegram или Max: как избежать блокировки
Как мы рекомендуем снизить риски при каскадных рассылках в МИС 32top:
✔ Оставить WhatsApp для основного потока (напоминания, подтверждения).
✔ Telegram использовать точечно для личных сообщений, когда знаем, что пациент активен там.
✔ Max тестировать, но учитывать его ограничения.
✔ Выделить отдельный номер для холодных приглашений: если улетит в бан — не жалко.
✔ Администратор всегда может начать обзвон. Да, это старый метод, но он не банит симку.
✔ SMS - дорого, но работает для напоминаний наиболее стабильно
💡Частые проблемы:
1️⃣ Номер WhatsApp клиники улетел в бан посреди рабочего дня.
2️⃣ Рассылка в Telegram ушла, но открываемость — 0%, потому что у половины базы скрыт номер.
Мы протестировали все три канала на себе (и даже пережили блокировки). Вывод простой: мессенджеры работают до тех пор, пока вы соблюдаете их правила. Не условия рассылок в МИС, а именно правила самих приложений.
Почему WhatsApp до сих пор №1?
WhatsApp — самый лояльный к бизнесу, если бизнес ведёт себя адекватно.
✅ Дольше всего используется в РФ
✅ Нет жесткой фильтрации по «скрытому номеру»
Но только если вы не спамите. Шаблонные «Напоминаем о приёме» — ок, 10 сообщений в день с предложением услуг — блокировка.
Telegram — для массовых рассылок пока не приспособлен.
➖ Пациент скрыл номер в настройках — ваше сообщение не уйдет.
➖ Алгоритмы мессенджера быстрее всего банят за идентичные тексты.
➖ Ограничения по кол-ву сообщений всего 50 в день!
➖ Канал или бот — да. Прямые личные сообщения по базе — крайний риск.
MAX — пока еще слишком новый, чтобы быть «основным каналом», поскольку минус наследует от Telegram: если у пациента в настройках стоит запрет на сообщения с незнакомых номеров — вы не сможете ему направить сообщение. Рассматривайте Max как резерв, а не замену.
Неважно, какой мессенджер вы выбираете. Если вы отправили 500 приглашений с текстом «Скидка 20% на чистку» — ждите бан.